Recepción tiene que elegir: atender a quien está en el mostrador o contestar. Casi siempre pierde el que llama — y el que llama es el que todavía no es paciente. Un asistente en WhatsApp agenda, confirma y contesta lo de siempre, sin quitarle a nadie de encima.
Un paciente no llegó y nadie se enteró hasta que pasó la hora. Ese espacio ya no se recupera, y había gente esperando lugar.
Alguien se sienta cada tarde a llamar uno por uno a los pacientes del día siguiente. La mitad no contesta y hay que volver a marcar.
Es la primera pregunta de casi todos, y quien la hace no espera dos horas por la respuesta. Si no le contestas, llama al siguiente consultorio.
Nadie contesta hasta la mañana siguiente. Para entonces esa persona ya buscó a alguien que sí estaba disponible.
Cambiar una cita requiere que dos personas coincidan al teléfono. Como es un trámite, mucha gente prefiere simplemente no ir.
Venir en ayunas, traer estudios previos, llegar quince minutos antes, dónde estacionarse. Se explican por teléfono y se olvidan igual.
Ejemplo ilustrativo — la clínica y los datos son inventados. Nota que el asistente pregunta para priorizar, nunca para diagnosticar.
Está configurado para no opinar sobre síntomas, no sugerir tratamientos y no recomendar medicamentos — ni cuando el paciente insiste, ni cuando la pregunta parece inofensiva.
Lo que hace es administrativo: agenda, horarios, ubicación, costo de la consulta, formas de pago, indicaciones previas y recordatorios. Cuando alguien describe un síntoma, lo registra, marca la urgencia si corresponde y lo canaliza con el personal clínico.
Esto no es una limitación que arrastramos: es una decisión de diseño. Un asistente que se anima a opinar de salud es un riesgo para el paciente y para la clínica, y no lo vamos a construir así.
Conoce la duración de cada tipo de cita, los días que no hay consulta y las horas bloqueadas. Ofrece sólo lo que de verdad está libre, así que no se empalma nada.
Manda el recordatorio el día anterior y pide confirmación. Si el paciente dice que no puede, le ofrece reagendar en el momento en lugar de perderlo — y el hueco se libera para quien espera.
Pregunta lo necesario para saber qué tan pronto hay que ver a esa persona y lo marca. No decide el tratamiento; decide el orden de la fila y avisa.
Costo de consulta, formas de pago, si manejan facturación, dónde están, cómo llegar, si hay estacionamiento, qué traer. Sin ocupar a nadie.
Venir en ayunas, traer estudios, llegar antes. Las manda por escrito con el recordatorio, así que el paciente las tiene en la mano y no depende de acordarse.
Cuántas citas hay mañana, cuántas confirmaron, cuántas se cayeron, cuántos preguntaron y no agendaron. Le preguntas por WhatsApp y te contesta.
Es la parte que más se pasa por alto y la que más caro sale si se hace mal. La regla que recomendamos es simple: el asistente maneja lo mínimo para agendar — nombre, teléfono, motivo general — y el expediente clínico se queda donde ya está.
No hay razón para que una historia clínica pase por un chat. Todo lo que el asistente no necesita saber, mejor que no lo sepa.
Esto se define en el arranque, por escrito, antes de conectar nada. Si tu clínica ya tiene una política de manejo de datos, el asistente se configura para respetarla — no al revés.
No somos despacho legal y no damos asesoría de cumplimiento normativo. Lo que hacemos es dejar acotado qué información toca el sistema, para que tu clínica pueda revisarlo con quien corresponda.
No, y está configurado explícitamente para no hacerlo aunque el paciente insista.
Atiende lo administrativo. Cuando alguien describe un síntoma, no opina: registra, marca urgencia si aplica y lo pasa con el personal clínico.
Baja las que se deben a olvido, que suelen ser la mayoría, porque confirma el día anterior y permite reagendar en dos mensajes en vez de una llamada.
Las que pasan por otras razones no las va a evitar. Lo que sí hace es que el hueco se detecte a tiempo y se le ofrezca a alguien más.
Si es un calendario compartido o una hoja de cálculo, sí, sin problema.
Si es un software clínico cerrado, hay que revisar si permite conectarse. Cuando no lo permite, el asistente trabaja con su propia agenda y notifica a recepción para que quede reflejado — no es lo ideal, pero funciona. Esto se revisa antes de cotizar, no después.
Se define desde el arranque qué toca el asistente y qué no. La recomendación es que maneje lo mínimo para agendar y que el expediente clínico se quede donde ya está.
No somos despacho legal: lo que entregamos es el alcance por escrito para que tu clínica lo revise con quien corresponda.
Contesta a cualquier hora, y ahí está buena parte del valor. Alguien con dolor a las once de la noche recibe respuesta, sabe cuándo lo pueden ver y queda agendado. Orienta sobre horarios y canaliza — nunca indica tratamiento.
Se cotiza según cuántos servicios y especialistas manejen y si hay que conectarlo con un sistema de agenda existente. Esa conexión suele ser la parte que más mueve el precio.
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